Comment repenser la proximité dans les événements à l’heure de la distanciation physique ?
Avec la crise sanitaire, il a été nécessaire de réinventer les événements en entreprise. Le mot d’ordre ? Rester au contact de ses publics malgré la distanciation physique ! Afin de combler le manque de rencontres physiques, des idées apparaissent. Mais au-delà des solutions techniques, c’est l’événement tout entier qu’il faut repenser pour en conserver l’essence, et y apporter proximité et convivialité, même à distance.
L’événement corporate, une aventure humaine avant tout
Lorsqu’on parle du monde de l’événementiel, on parle avant tout d’une aventure humaine. Tout d’abord parce que, en tant que cheffe de projet en organisation d’événements ou chargée de production vidéo, je sais m’entourer et j’aime ça. Je côtoie des experts dans différents domaines d’activités (prestataires techniques, traiteurs, scénographes, artistes, réalisateurs, photographes, illustrateurs, etc.) avec lesquels je suis tout le temps dans la co-construction : on tisse des liens, on partage des expériences, on découvre de nouvelles pratiques, on apprend de l’autre.
Une aventure humaine avec l’équipe projet donc, mais aussi avec le client. Car concevoir un événement corporate, qu’il soit virtuel/digital ou non, c’est avant tout co-construire avec son commanditaire. Salon professionnel, conférence, team building… Quel est l’objectif de l’événement de l’entreprise ? À destination de quels publics ? Quel en sera le programme ? Après plus d’une année de rupture ou de diminution des contacts humains, d’annulation ou de reports d’événements, il est question d’accompagner le client à tout moment : avant, pendant et après. Un terrain de jeu, prompt à la créativité pour lequel certains détails sont à repenser et à mettre en place ! Un concentré de découvertes, de surprises, d’émotions qui prouve encore une fois que « seul on va vite, ensemble on va plus loin »… tout en restant corporate !
Vous le savez déjà (mais c’est toujours bon de se le rappeler) : l’humain est une fois de plus le point de départ des inspirations créatives et stratégiques, et ça tombe bien !
La technique et les outils numériques au service de l’humain
« La convivialité d’un échange humain est irremplaçable* ». Certes, le digital est incapable de procurer à lui tout seul des émotions, des surprises. Mais en utilisant les bons outils, les bonnes méthodes et avec la bonne idée, il est possible de créer dans un événement virtuel un vrai lien social, de l’interaction, de la créativité. Choisir des outils qui permettent aux participants d’intervenir en public par exemple, de jouer, de voir et d’interagir avec leurs voisins d’écran ou avec l’audience, en misant sur des contenus riches et des outils digitaux qui apportent de la valeur et qui feront vivre une véritable expérience utilisateur est un point de départ incontournable. Ensuite, il faut être attentif au choix des intervenants, à la ligne éditoriale, au ton avec des témoignages authentiques et déployer des images, des ambiances sonores et des discours forts.
Choisir les bons outils en fonction du besoin, adapter son message et sa façon d’animer, créer une véritable expérience utilisateur… Réussir son événement virtuel, qu’il s’agisse d’une conférence ou d’un salon professionnel, par exemple, c’est instaurer de nouveaux types de dialogues et de nouvelles formes de proximité. Cela prend du temps, mais cela permet réellement d’engager ses interlocuteurs grâce aux outils numériques à notre disposition !
3 erreurs à ne pas commettre pour organiser son événement virtuel :
- Considérer les participants comme des spectateurs : le plus grand défi d’un événement professionnel, quel qu’il soit, est de conserver l’attention des participants. C’est d’autant plus le cas lors d’un événement virtuel ! Capter l’attention de tout le monde et les engager est primordial : les faire participer est donc une solution pour y parvenir !
- Négliger le choix des outils numériques : rien de pire qu’un micro qui grésille ou une connexion internet qui saute toutes les 5 minutes pour décourager vos collaborateurs derrière leurs ordinateurs ! Pensez également aux participants non technophiles : il est important de choisir des outils intuitifs et simples d’utilisation.
- Penser qu’un événement virtuel peut s’improviser : si improviser lors d’un événement en présentiel est déjà déconseillé, c’est absolument à proscrire dans le cas d’une version digitalisée. Il doit être organisé et maîtrisé de la première à la dernière minute : la fluidité est l’une des clés pour le bon déroulement d’un événement virtuel !
Comme pour l’ensemble des événements physiques, l’orchestration du live avec un profond travail en amont sur le format, sur les contenus, le millimétrage du déroulé sont des incontournables de l’exercice de mon métier.
Engagée dans le processus de création et de validation et entourée d’un réseau d’experts dans les starting-blocks pour répondre aux attentes spécifiques des publics, sur des événements à petits/moyens/grands budgets, je suis votre femme !
Vous avez un projet d’événement digital ? Vous souhaitez renouer le lien entre vos collaborateurs, communiquer en interne sur les futurs objectifs, ou en externe sur vos services/vos produits auprès de vos publics ?
Contactez-moi et avançons ensemble sur la conception de votre projet et la production de votre événement à distance.
*citation tirée de l’article : https://www.ladn.eu/adn-business/experts-metiers/communication/corporate/case-study-corporate/malgre-la-distance-comment-garder-ses-evenements-streaming-attractifs/
